Nota Fiscal para oficinas automotivas: guia básico

A Nota Fiscal (NF) é um dos documentos mais importantes para que uma oficina funcione de acordo com a lei e as formalidades exigidas. Sua principal função é registrar a transferência comercial de bens e serviços. Essa utilidade faz com que ela seja muito importante para o seu cliente e para que ele enxergue a sua oficina de forma positiva. Tendo em vista esses pontos, preparamos um post com tudo o que você precisa saber sobre nota fiscal para a sua oficina automotiva.

Antes de tudo, vale lembrar que não emitir nota fiscal é um crime de sonegação e, por isso, deixar de fazê-lo pode gerar uma grande dor de cabeça para o dono de oficina. Logo, é muito importante entender este documento para evitar confusões e transtornos.

A importância da nota fiscal para a oficina automotiva

Ao vender um produto ou serviço, a nota fiscal deve ser gerada para que a transação seja documentada e os devidos impostos sejam calculados e recolhidos.

Além disso, a nota fiscal serve para proteger o cliente. Ela garante o direito de troca ou reclamação se o serviço não for realizado ou se o produto vendido estiver com defeito. Nesse sentido, ao não emitir a nota fiscal para a oficina automotiva, além de estar agindo fora da lei, o prestador de serviço pode trazer insegurança para o seu cliente. Com isso, mesmo que o serviço seja bem executado, ele pode não retornar no futuro. Desta forma, a emissão de nota fiscal é importante para que a oficina ou centro automotivo transmita confiança, segurança e profissionalismo.

Outra função da nota fiscal é permitir o cancelamento de outra nota fiscal emitida anteriormente. Isso pode ser útil em casos como o de devolução de produto e reembolso.

Quem deve emitir nota fiscal?

Toda empresa é obrigada a emitir nota fiscal de todos os produtos e serviços vendidos. A única exceção acontece quando a empresa prestadora é MEI (microempreendedor individual) e o seu cliente é uma pessoa física. Neste caso, a emissão da nota fiscal é facultativa.

Porém, é importante ficar atento: se o cliente exigir a nota fiscal, a empresa que presta o serviço obrigatoriamente deverá fornecê-la – mesmo que ela seja MEI.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Antes de falarmos um pouco mais sobre tipos de nota fiscal, características e impostos relacionados a cada um deles, é importante apresentar uma importante (porém não exatamente nova) atualização no modo de cumprir as obrigações fiscais na sua empresa: a nota fiscal eletrônica (NF-e).

A NF-e tem exatamente as mesmas características e finalidade de uma nota fiscal comum. Porém, ela possui formato digital e é possível acessá-la pela internet.

A partir disso, você pode se perguntar: por que há dois documentos iguais? A resposta é: havia. A emissão de nota fiscal manual foi descontinuada em praticamente todo o país. Portanto, atualmente, as empresas devem emitir a nota fiscal eletrônica.

Além disso, o uso da NF-e em uma oficina automotiva tem várias vantagens:

• Redução de custos com papel, transporte de documentos e arquivamento;
• Facilidade e agilidade na tramitação entre empresas, o que é importante para oficinas que atendem empresas frotistas;
• Mais transparência e confiabilidade nos processos fiscais;
• Maior controle fiscal;
• Validação de várias informações pelo Fisco, minimizando erros na emissão.

Por isso, trabalhar com nota fiscal eletrônica proporciona a rapidez e praticidade que você procura.

Os tipos de nota fiscal

A seguir, relacionamos os tipos de nota fiscal emitidos atualmente em todo o território brasileiro. Cada um deles possui características e diferenças importantes às quais todo proprietário ou administrador de oficina deve estar atento. Logo, listamos, de forma resumida, as principais delas.

Nota fiscal de serviço

É o documento que registra a prestação de um serviço. Por isso, é muito utilizada por oficinas automotivas.

Sobre ela incide o Imposto Sobre Serviço (ISS), cujo valor é destinado ao município. Logo, a emissão deste tipo de nota está vinculada à prefeitura de cada município.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A grande maioria dos 5.570 municípios do Brasil já aderiu à obrigação de emitir a nota fiscal de serviço no formato eletrônico através da internet, utilizando, para isso, um login no portal da prefeitura. Isso trouxe maior controle na previsão de arrecadação dos municípios.

Na linha da nota fiscal eletrônica, as vantagens são as mesmas, mas também incluem:

• Preenchimento automático dos dados da empresa emissora e do cliente destinatário;
• Acesso online pela contabilidade das notas emitidas;
• Possibilidade de a contabilidade importar as notas, evitando erros e trabalho manual.

Nota fiscal de produto

Esta nota fiscal documenta a venda de produtos e de outras operações relacionadas a estes, como devolução, garantia e transferência.

Ela é sujeita à cobrança do Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal (ICMS), que é um imposto estadual. Portanto, sua emissão está vinculada ao governo de cada estado.

Nota fiscal ao Consumidor (NFC) ou Cupom Fiscal

Assim como a nota fiscal de produto, o cupom fiscal é um documento que registra a venda de produtos. Porém, ele é mais simplificado, uma vez que nele devem estar apenas as informações da empresa e da compra. Ele é destinado ao consumidor final e funciona como garantia legal de compra.

Apesar da diferença da simplificação, os tributos são os mesmos. Logo, a NFC também está sujeita à cobrança do ICMS.

Veja mais: Cupom fiscal: tudo o que você precisa saber sobre esse documento para a sua oficina automotiva.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Da mesma forma que as notas fiscais como um todo, o Cupom Fiscal passou por várias mudanças nos últimos anos. Uma dessas mudanças é a migração para a versão eletrônica, chamada tecnicamente de Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFC-e).

Atualmente, a NFC-e já é obrigatória em quase todos os estados brasileiros, com exceção de Santa Catarina (SC), onde a emissão ainda é facultativa em alguns casos.

Assim como a NF-e, seu formato é digital e pode ser acessada pela internet, com a diferença de não se exigir os dados do cliente para sua emissão.

Ela é a melhor alternativa para empresas com alto volume de vendas diárias, nas quais o cliente não está acostumado a lhe fornecer seus dados (nome, endereço e CPF). Esse é o caso das autopeças e oficinas de troca de óleo.

Para a impressão na NFC-e, aconselhável a compra de uma impressora de comprovante térmica. Isso vai permitir que a oficina forneça o documento em um formato mais prático para o cliente. Entretanto, é importante saber que a lei permite que você imprima em qualquer tipo de impressora ou papel, inclusive em papel A4.

Nos casos em que o cliente permitir, é possível enviar a NFC-e apenas por e-mail, dispensando a impressão do cupom.

Cuidados na Emissão de NF-e, NFS-e e Cupom Fiscal

Para emitir Nota Fiscal Eletrônica ou Cupom Fiscal Eletrônico, é necessária a compra de um certificado digital no CNPJ da empresa. O certificado digital é o dispositivo que assina a nota fiscal na sua emissão, garantindo que a nota e os dados da empresa que está emitindo são autênticos.

Para emissão da Nota Fiscal de Serviço, a maioria das prefeituras fornece um login e senha, sem a obrigação da compra do certificado digital.

Além de conferir esses pontos, ao emitir qualquer nota fiscal para a sua oficina automotiva, vale seguir as boas práticas e tomar os seguintes cuidados:

• Sempre procure um contador de confiança para receber orientações sobre as leis federais, estaduais e municipais que regem a sua oficina. Para não restar nenhuma dúvida, vale ainda ler com atenção os regulamentos que regem a emissão de documentos fiscais na sua região antes de procurar o profissional;
• Mostre sua boa intenção. Sempre emita nota fiscal, sem que o cliente precise pedir;
• Preencha os documentos fiscais com calma, atenção e de acordo com a legislação;

Conte com a Oficina Inteligente para emitir as notas fiscais da sua oficina automotiva

Com a Oficina Inteligente – o sistema de gerenciamento online para oficinas automotivas mais completo do mercado – você pode emitir esses três tipos de nota fiscal de forma prática e integrada com a operação da sua oficina. Assista ao vídeo abaixo e confira como é simples emiti-los pelo nosso sistema:

• Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

• Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)

• Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFC-e)

Viu como é fácil? Não perca mais tempo. Descubra todas as vantagens de emitir as notas fiscais da sua oficina com a Oficina Inteligente e transforme a gestão do seu negócio com a gente.